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Professionelle, bedarfsorientierte Organisation Ihrer Veranstaltung mit Kompetenz und Erfahrung seit 2007.

Planung
  • Situations- und Zielanalyse
  • Terminprüfung (Messen, Kongresse, Großveranstaltungen, Feiertage etc.)
  • Erstellung eines Projekt- und Zeitplans
  • Budgetplanung
  • Personalplanung
  • Erstellung notwendiger Unterlagen (Teilnehmerlisten, Teilnahmebestätigungen etc.)
  • Einholung aller behördlicher Genehmigungen
  • Ansprechpartner für alle Beteiligten (Innen- und Außendienst, Teilnehmer, Referenten etc.)
Logis / Räumlichkeiten / Bewirtung
  • Recherche geeigneter Hotels und Locations
  • Präsentation der Rechercheergebnisse (mindestens drei Vorschläge)
  • Besichtigung und Ablaufbesprechung mit ausgewählten Hotels und Locations
  • Preis- und Vertragsverhandlungen (nicht im Sinne einer Kommissionsrate!)
  • regelmäßiger Abgleich der Teilnehmer- und Zimmeranzahl
  • Erhöhung/Reduzierung des gebuchten Kontingents nach Absprache
  • optimale Verhandlung und Nutzung von Stornierungsmöglichkeiten
Teilnehmermanagement
  • Konzeption und Gestaltung notwendiger Unterlagen (Anschreiben, Anmeldeformular, Programm, Flyer)
  • Versand (postalisch, elektronisch)
  • Verwaltung der Adressdatenbank
  • Anmeldung und Anmeldebestätigung
  • Kongressregistrierung
  • telefonische Nachfassaktionen
  • Logis- und Reisebuchung sowie Transferorganisation
  • Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
  • regelmäßige Information über Anmeldestand
  • Gebührenhandling
  • Erstellung und zeitgerechter Versand von Remindern und Informationsunterlagen
  • Hotline-Service
Referentenmanagement
  • Ansprache und Gewinnung
  • Koordination von Terminen und Themenschwerpunkten
  • Logis-, Reise- und Transferorganisation
  • Abstimmung zu notwendiger Vortragstechnik
  • finanztechnische Betreuung (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
  • Erstellung und Versand von Timetables
  • gestalterische Überarbeitung von Präsentationen
  • zeitgerechter Versand von Remindern und Informationsunterlagen
  • Hotline-Service
Handling Teilnahmegebühren
  • Kalkulation der Teilnahmegebühren
  • Bereitstellung und Führung eines Kontos
  • Rechnungsstellung sowie Erinnerungsschreiben
  • Verwaltung und Bestätigung der Eingänge
  • regelmäßiges Update über Eingänge
  • Mahnwesen
Aussteller- und Sponsorenmanagement
  • Ausschreibung, Akquise von Ausstellern und Sponsoren
  • Erstellung eines Angebotskataloges
  • Kommunikation mit Ausstellern und Sponsoren
  • regelmäßige Information über Anmeldestand
  • vertragliche Abwicklung
  • Erstellung des Aussteller- und Sponsorenverzeichnisses
  • Erstellung des Ausstellungsplanes
  • Abfrage und Buchung von Nebenleistungen (technische Ausstattung, Catering)
  • finanzielle Abwicklung
  • Betreuung des Auf- und Abbaus
Zertifizierung
  • Abstimmung mit zuständiger Einrichtung
  • Bearbeitung und Einreichung des Antrags
  • finanzielle Abwicklung
  • Erstellung von Zertifikaten und Teilnahmebestätigungen
  • Handling von Fortbildungspunkten für Teilnehmer
  • Personalisierung und Versand von Zertifikaten und Teilnahmebestätigungen
Rahmenprogramm
  • Absprache über Vorstellungen und Budget
  • Planung und Präsentation
  • Führen von Preis- und Vertragsverhandlungen
  • Vorabbesichtigung und Ablaufbesprechung
  • Vorbereitung und Gestaltung
  • optimale Verhandlung und Nutzung von Stornierungsmöglichkeiten
  • Transferorganisation
Betreuung vor Ort
  • zeitgerechte Anreise
  • Abstimmung mit Veranstalter
  • Abstimmung und Koordination mit weiteren Dienstleistern vor Ort
  • Einrichtung und Besetzung eines Empfangsdesks
  • Handling von Auslagematerialien und sonstigen Drucksachen
  • Ansprechpartner für Referenten und Teilnehmer
  • Koordination der Referenten
  • Führen relevanter Listen und Ausgabe von Unterlagen
  • Dokumentation (Protokolle, Fotos etc.)
Follow-up / Nachbereitung
  • Prüfung und Erstattung von Reisekostenabrechnungen der Teilnehmer
  • Prüfung und Erstattung von Reisekosten- und Honorarabrechnungen der Referenten
  • Erstellung einer Teilnehmerstatistik
  • Auswertung der Evaluationsbögen
  • Zertifikatsversand an Teilnehmer und Referenten
  • telefonische/schriftliche Evaluationsmaßnahmen
  • Kontrolle der Rechnungen von Dienstleistern